Gestione Sito Web: quanto è impegnativa?

Quali impegni comporta la gestione di un sito web? Quali sono i compiti che ogni persona coinvolta deve svolgere e quanto tempo è richiesto?

Immagina di aver appena acquistato un'auto nuova di zecca, fiammante e super accessoriata. L'entusiasmo è alle stelle, non vedi l'ora di sfrecciare per le strade e farti ammirare.

Bene, un sito web è un po' come quell'auto: all'inizio c'è l'eccitazione per la sua realizzazione, la tua nuova vetrina digitale pronta a portare clienti a frotte e a far decollare il business.

Quindi, dopo esserti chiesto "Quanto costa un sito web?" devi anche chiederti "Ma poi, una volta online, chi pensa alla manutenzione? E soprattutto, quanto costa mantenere un Sito Web?".

La verità è che un sito web non è una brochure stampata e poi dimenticata in un cassetto, come spesso pensano alcuni esperti di grafica che s'improvvisano sviluppatori e webmaster pensando che basti installare WordPress e acquistare un template (tema) esteticamente gradevole per fare un Sito Web efficace .

Non è un oggetto statico ma un vero e proprio "essere vivente" digitale. Ha bisogno di cure, attenzioni costanti e aggiornamenti per rimanere in salute, performante e, soprattutto, visibile.

Insomma, non basta "farlo", bisogna "gestirlo" attivamente!

L'obiettivo di questo articolo è proprio questo: chiarire, senza giri di parole e in modo comprensibile anche ai meno esperti, quali sono le spese e le incombenze che un Cliente deve affrontare quando decide di affidarsi a un'agenzia per realizzare e mantenere il sito web della sua azienda o attività.

Vorrei demistificare il processo e preparare chiunque si affacci al mondo digitale alla realtà della gestione, rendendo il percorso meno "impegnativo" e più consapevole.

Indice dei paragrafi:

• Il "Biglietto d'Ingresso": i costi iniziali del tuo sito web
• Il "Mantenimento della Macchina": le spese ricorrenti che non puoi ignorare
• Non solo portafoglio: il tuo ruolo attivo nella gestione del sito
• L'agenzia: il tuo partner, non la tua badante digitale
• Conclusione: un sito web è un investimento, non una spesa a fondo perduto

Il "Biglietto d'Ingresso": i costi iniziali del tuo sito web

Il primo passo nel viaggio digitale della tua attività è, ovviamente, la realizzazione del sito. Questo è il "biglietto d'ingresso", il costo per "mettere in piedi la baracca digitale". È la spesa iniziale che copre la progettazione, lo sviluppo e la messa online della tua piattaforma.

I prezzi possono variare notevolmente in base alla complessità e alle funzionalità richieste, un po' come scegliere tra un'utilitaria e un SUV di lusso.

Per farti un'idea, senza addentrarci in tabelle complesse, ecco alcune indicazioni sui costi medi di mercato in Italia:

• Sito vetrina: se l'obiettivo principale è presentare la tua attività, i tuoi servizi o il tuo portfolio senza funzionalità complesse (come un e-commerce o aree riservate), un sito vetrina per una piccola attività in Italia ha un prezzo medio di mercato compreso tra €1200 e €2500.
  È possibile trovare opzioni definite "low cost" che partono da circa €800 (o anche molto meno) ma è fondamentale comprendere cosa includono e se soddisfano realmente le esigenze a lungo termine della tua attività.
  Un costo iniziale più basso potrebbe tradursi in meno funzionalità o un design meno personalizzato, il che potrebbe richiedere maggiori interventi futuri per raggiungere gli obiettivi desiderati o in una completa inutilità perché il sito è introvabile nei motori di ricerca.
  Non devi però mai sottovalutare i danni che la scelta di un sito Web troppo economico può causarti!
  Per saperne di più leggi il mio articolo "Hai un sito web e non ricevi visite? Ecco i 5 motivi per cui accade e come rimediare".
• Sito aziendale: per un'azienda più strutturata, che necessita di diverse sezioni, aree dedicate per clienti o fornitori, o funzionalità specifiche di integrazione, i costi possono variare da €2000 a €10000.
• Sito e-commerce: se l'obiettivo è vendere prodotti o servizi direttamente online, un e-commerce con funzionalità standard per una piccola attività parte da €2000-€3500. Tuttavia, per soluzioni più complesse, con un vasto catalogo prodotti, integrazioni avanzate con gestionali o sistemi di pagamento specifici o un design altamente personalizzato, si può arrivare anche a €15000.
• Blog aziendale: se non è già inclusa nel sito principale, la realizzazione di una sezione blog dedicata può avere un costo una tantum a partire da €1000.

Il costo di realizzazione include tipicamente la progettazione e lo sviluppo della struttura del sito, che possiamo immaginare come il "telaio" e i "muri" della tua casa digitale.

Comprende anche un setup SEO di base, per dare al tuo sito le prime chance di farsi trovare su Google.

Un aspetto ormai indispensabile è il "responsive design", una caratteristica che assicura che il tuo sito si adatti perfettamente a ogni schermo, dal PC allo smartphone, senza che gli utenti debbano fare "zoom" o scorrere orizzontalmente.

È importante essere consapevoli che ci sono anche dei "plus" che possono far lievitare il prezzo, un po' come gli "optional" che ti fanno innamorare di un'auto.

Tra questi: la progettazione del logo e un web design con un'idea creativa (se non hai ancora un'identità visiva definita), la scrittura di contenuti ottimizzati per i motori di ricerca (SEO copywriting, un servizio cruciale per la visibilità, spesso a parte), le campagne di paid advertising su piattaforme come Google Ads o Facebook Ads che richiedono un budget dedicato per una visibilità immediata e risultati rapidi e, naturalmente, ogni funzionalità specifica o personalizzazione complessa che va oltre lo standard, come aree riservate o configuratori di prodotto.

Per quanto riguarda le modalità di pagamento, le agenzie richiedono generalmente un acconto, ad esempio dal 30% al 50%, all'inizio dei lavori e il saldo all'autorizzazione per la pubblicazione della bozza finale.

È un processo standard che garantisce impegno da entrambe le parti.

Altre agenzie, come altraSoluzione, permettono di dilazionare maggiormente i pagamenti, in base all'avanzamento lavori e all'impegno effettivo, offrendo così un più giusto equilibrio tra le garanzie e gli impegni economici per entrambe le parti.

L'ampia forbice di prezzi per la realizzazione di siti web, che può variare da poche centinaia a migliaia di euro, non è solo un dato numerico, ma un indicatore diretto della complessità e delle aspettative del progetto.

Un costo iniziale più basso, spesso associato a soluzioni "low cost", potrebbe significare meno funzionalità, un design meno personalizzato o un setup SEO meno approfondito.

Questo si traduce in maggiori "incombenze" future per il cliente, sia in termini di costi aggiuntivi per upgrade, sia in termini di minore efficacia del sito nel raggiungere gli obiettivi prefissati.

L'investimento iniziale è, quindi, una scelta strategica che influenza direttamente l'impegno a lungo termine richiesto.

Il "Mantenimento della Macchina": le spese ricorrenti che non puoi ignorare

Una volta che il tuo sito è online, non è finita qui. Il sito non è una "statua immobile" ma è più simile a un'auto da corsa che, una volta acquistata, ha bisogno di essere nutrita, coccolata e revisionata regolarmente.

Non si può pensare di comprare una Ferrari e non fare mai il tagliando, giusto? Trascurare la manutenzione significa rischiare che la tua "macchina" si fermi o, peggio, che si rompa del tutto.

Ci sono dei costi "di base" annuali o mensili, che possiamo paragonare al carburante e all'assicurazione della tua auto:

• Dominio: è il tuo "indirizzo di casa" sul web (es. miosito.it). La registrazione e il rinnovo annuale hanno un costo contenuto, circa €20-€25 all'anno, a volte anche meno, a seconda dell'estensione scelta.
• Hosting: è lo "spazio" fisico dove risiede il tuo sito, il suo garage digitale. I costi variano enormemente in base al tipo e alla dimensione del sito, alla quantità di traffico che gestisce e alle risorse necessarie.
  Questi di seguito possono essere considerati costi massimi. In realtà è possibile trovare hosting molto più economici e che offrono comunque buone prestazioni:
  • Per un piccolo sito o blog: da €5 a €25 al mese.
  • Per un sito aziendale o blog medio: da €20 a €60 al mese
  • Per un e-commerce di piccole dimensioni: da €30 a €50 al mese.
  • Per un e-commerce professionale: da €80 a €150 al mese.
  Un hosting di qualità dovrebbe già includere funzionalità premium come plugin di sicurezza efficaci e backup regolari del sito.
• Certificato SSL: quel "lucchetto" verde che vedi nel browser. È fondamentale per la sicurezza dei dati e per la fiducia degli utenti, oltre che per il posizionamento sui motori di ricerca (SEO). Spesso è incluso nel pacchetto hosting.

Oltre a questi costi di base, c'è la manutenzione tecnica, il vero "motore" del tuo sito, paragonabile al tagliando regolare dell'auto:

• Aggiornamenti software: il CMS (Content Management System come, per esempio, Joomla, WordPress o Drupal), i temi grafici e i plugin (le "app" del tuo sito) devono essere costantemente aggiornati.
  Questo è vitale per la sicurezza, per tappare "buchi" che i malintenzionati potrebbero sfruttare e per garantire il corretto funzionamento e la compatibilità.
• Backup e disaster recovery: immagina di perdere tutto il tuo sito in un attimo! Le copie di sicurezza regolari sono la tua assicurazione contro disastri, garantendo che i dati siano sempre recuperabili.
• Monitoraggio prestazioni e sicurezza: controllare la velocità di caricamento delle pagine, eseguire scansioni antivirus e risolvere bug o link rotti sono attività proattive che mantengono il sito in forma, veloce e sicuro.
• Gestione utenti e test di accessibilità: se il tuo sito prevede aree riservate per Clienti o funzionalità complesse, la gestione degli accessi e l'assicurazione che sia fruibile da tutti, inclusi gli utenti con disabilità, sono parte della manutenzione.

Non meno importante è la manutenzione dei contenuti e SEO, che potremmo definire il carburante e la pulizia della tua auto:

• Aggiornamento contenuti: modificare pagine esistenti, aggiornare descrizioni di prodotti o servizi, rimuovere contenuti obsoleti e assicurarsi che i vecchi link reindirizzino correttamente sono azioni essenziali per mantenere il sito pertinente e utile.
• Creazione di nuove pagine o articoli blog: un sito vivo è un sito che pubblica novità. Questo attira visitatori, dimostra autorevolezza e migliora il tuo posizionamento sui motori di ricerca.
• Ottimizzazione SEO continua: il monitoraggio del posizionamento delle parole chiave, l'analisi del traffico, l'audit degli errori del sito (come i famosi errori 404) e l'ottimizzazione di immagini e link sono attività fondamentali. La SEO non è un'attività "una tantum", ma un processo continuo per rimanere visibili e competitivi sui motori di ricerca.

Alcuni strumenti o plugin specifici, soprattutto per l'e-commerce, l'automazione marketing o funzionalità avanzate, possono avere costi aggiuntivi, in particolare per siti con alto traffico che necessitano di versioni a pagamento.

Molte agenzie offrono pacchetti di gestione mensili o annuali che includono gran parte di questi servizi, fornendo un costo fisso e prevedibile.

Ad esempio, esistono piani che vanno da un basic di €50/mese (o 500€/anno) ideale per iniziare, a un piano standard da €100/mese (o €1000/anno) per una gestione più completa, fino a piani pro da €150/mese (o €1500/anno) per chi desidera il massimo del supporto.

Anche altraSoluzione offre piani di manutenzione ordinaria a partire da €50/mese (o 500€/anno).

La distinzione tra i costi puri di dominio e hosting e il lavoro di manutenzione tecnica è un aspetto spesso sottovalutato dai Clienti.

Molti pensano che pagare l'hosting sia sufficiente ma trascurare gli aggiornamenti software, la sicurezza e i backup può portare a problemi ben più gravi e costosi, definiti "manutenzione straordinaria".

Un sito non aggiornato, con plugin dimenticati o reindirizzamenti errati, aumenta le probabilità che si verifichino malfunzionamenti o, peggio, attacchi hacker.

Sono molti i siti che ho dovuto recuperare da Clienti che, essendosi affidati in passato a dei principianti (ti consiglio di leggere il mio articolo "Come scegliere una Web Agency"), erano stati abbandonati senza uno straccio di formazione o procedura di backup e che poi, in seguito a incidenti o attacchi hacker, si sono accorti di aver perso gran parte del sito e soprattutto di anni di lavoro. Alcune volte è stato possibile recuperare gran parte dei contenuti, altre invece non è stato possibile.

Questo sottolinea una chiara relazione causa-effetto: la negligenza nella manutenzione ordinaria si traduce in un impegno (finanziario e di stress) maggiore e imprevedibile per la risoluzione di emergenze.

L'ampia gamma di costi di mantenimento, che può variare da pochi euro a centinaia o migliaia di euro al mese e i piani di gestione basati su ore o richieste, rivelano che l'impegno finanziario e operativo del cliente è direttamente proporzionale alla complessità e al successo del sito.

Un sito che cresce in traffico e funzionalità richiederà naturalmente più risorse e manutenzione. Questo trasforma il costo di mantenimento da una "spesa fissa" a un "investimento scalabile" che supporta la crescita del business.

L'impegno del cliente, in questo senso, diventa quello di pianificare strategicamente l'evoluzione del proprio sito, comprendendo che un aumento dei costi di gestione è spesso il segnale di un successo crescente.

Non solo portafoglio: il tuo ruolo attivo nella gestione del sito

Affidarsi a un'Agenzia Web non significa che il tuo sito sia un "chiavi in mano" totale e che tu possa sparire dopo il lancio. Anche se l'agenzia si occupa di molti aspetti tecnici e operativi, il tuo ruolo come Cliente è tutt'altro che passivo. Il sito è tuo, e la tua partecipazione è fondamentale per il suo successo.

Un'incombenza primaria è fornire contenuti e feedback, la tua "voce" sul web.

Sei tu la fonte primaria di testi, immagini, video e informazioni dettagliate sui tuoi prodotti o servizi, sulle news aziendali o sulle promozioni. L'agenzia può fare SEO copywriting o creare contenuti visivi ma ha sempre bisogno della tua "materia prima" e della tua visione.

Inoltre, il tuo feedback tempestivo e chiaro è cruciale per guidare il lavoro dell'agenzia, assicurandoti che il sito rifletta la tua visione, il tuo brand e i tuoi obiettivi. Ritardi nel feedback possono rallentare l'intero progetto e generare frustrazione.

La comunicazione costante è la chiave di ogni buon rapporto.

È fondamentale avere ben chiaro cosa vuoi ottenere dal sito (più vendite, più contatti, maggiore visibilità) e comunicarlo all'agenzia: questo è il punto di partenza per ogni strategia di successo.

Segnalare promozioni, lanci di nuovi prodotti, cambiamenti nei servizi o altre novità aziendali è essenziale affinché il sito rimanga aggiornato e pertinente per il tuo pubblico. Essere disponibile per chiarire dubbi, fornire informazioni aggiuntive o risolvere problemi che possono emergere è parte integrante di questa partnership.

Una comunicazione insufficiente o un feedback tardivo da parte del cliente possono portare a ritardi nel progetto, incomprensioni e un prodotto finale che non soddisfa appieno le aspettative, aumentando l'impegno complessivo e potenzialmente anche i costi.

Per questi motivi io chiedo sempre ai miei Clienti di eleggere un responsabile dello sviluppo del sito all'interno della loro azienda (qualora non sia il Cliente stesso come spesso accade per le piccole attività) e che sia il mio unico interlocutore, in modo da non ricevere informazioni discordanti da più fonti e creare così confusione e aumento dei costi.

Infatti in passato è successo che un dipendente della mia Azienda Cliente mi chiedesse di fare "bianco" e pochi giorni dopo un altro mi chiedesse di fare "nero", per poi scoprire che il primo era l'unico dei due che aveva parlato con la Proprietà.

Infine, ci sono le responsabilità legali e di sicurezza, il "lato oscuro" che non puoi ignorare.

Come Titolare del sito, hai responsabilità dirette sulla gestione dei dati personali degli utenti, in conformità con normative come il GDPR (e di tanti altri aspetti legali).

Questo include la corretta implementazione della Cookie Policy e della Privacy Policy.

Le spese legali per la difesa davanti al Garante della Privacy, in caso di violazioni, possono andare da qualche centinaio a qualche migliaio di Euro, una somma indicativa ma significativa.

Anche se l'agenzia implementa sistemi di sicurezza avanzati, il Cliente ha comunque la responsabilità di alcune misure fondamentali:

• Aggiornare i software (ad esempio, il browser, il sistema operativo) sui propri dispositivi.
• Usare password forti e uniche (almeno 8 caratteri, complesse e non facilmente indovinabili) per gli accessi al pannello di controllo del sito e ad altri servizi.
• Conservare copie di backup dei dati importanti (anche se l'agenzia le fa, avere una tua copia è sempre una saggia precauzione).
• Controllare gli accessi fisici ai locali aziendali e ai dispositivi utilizzati per la gestione del sito.

Se hai un e-commerce, in caso di frodi (ad esempio, acquisti con carte rubate o chargeback), potresti trovarti a dover rimborsare i clienti anche se hai già spedito la merce, subendo un doppio danno economico: il mancato guadagno e la perdita della merce.

Le responsabilità legali e di sicurezza del cliente evidenziano che l'outsourcing della gestione del sito non equivale a un outsourcing totale della responsabilità. Il cliente rimane il responsabile ultimo, in particolare per la conformità alle normative sulla Privacy e per le transazioni e-commerce. Questo implica che una significativa "incombenza" per il cliente è la consapevolezza e l'adesione continua ai quadri legali, anche se l'agenzia fornisce il supporto tecnico per l'implementazione.

L'agenzia: il tuo partner, non la tua badante digitale

Un'agenzia web è molto più di un semplice fornitore di servizi; è un partner strategico che può alleggerire gran parte del carico di gestione del tuo sito. Non è una "badante digitale" che prenderà decisioni al posto tuo ma un esperto che ti guiderà con la sua competenza.

Ecco cosa fa tipicamente un'agenzia web, i "maghi" e gli "strateghi" dietro le quinte:

• Supporto tecnico: l'agenzia si occupa di tutti gli aspetti tecnici più complessi: aggiornamenti software, correzione di errori e bug, ottimizzazione delle prestazioni per un sito veloce come un fulmine, e la gestione dei backup automatici per farti dormire sonni tranquilli.
• Gestione contenuti e SEO: caricano i contenuti che tu fornisci, possono creare testi, video e foto professionali, costruire nuove pagine e, soprattutto, si occupano della consulenza e dell'audit SEO. Il loro obiettivo è aumentare la tua visibilità organica sui motori di ricerca, seguendo le best practice di Google.
• Consulenza strategica: un'agenzia non si limita a "fare" il sito, ma ti aiuta a identificare le migliori strategie per il tuo business online, a crescere e a implementare nuove funzionalità in sicurezza.

Scegliere l'agenzia giusta è come scegliere il partner per un "matrimonio" digitale. Affidarsi a un'agenzia professionale ti libera da gran parte dello stress e ti permette di concentrarti sul tuo core business. È come avere un team di esperti sempre a disposizione. È consigliabile cercare un partner che offra supporto costante, trasparenza sui costi e una comunicazione chiara. Le testimonianze dei clienti possono essere un buon indicatore dell'affidabilità e della qualità del servizio.

È fondamentale, però, fare attenzione agli "smanettoni" improvvisati. Il risparmio iniziale con soluzioni fai-da-te o con "amici esperti" può trasformarsi rapidamente in un incubo. Un hosting economico senza una manutenzione adeguata può portare a siti lenti, mal posizionati su Google o, peggio, hackerati. Ne ho viste di tutti i colori negli anni e spesso il costo per rimediare a questi problemi è di gran lunga superiore al risparmio iniziale.

La netta distinzione tra "manutenzione ordinaria" e "straordinaria" sottolinea il valore intrinseco dei servizi continuativi di un'agenzia. Gestendo proattivamente aggiornamenti, sicurezza e prestazioni, le agenzie aiutano i clienti a prevenire problemi "straordinari" costosi e stressanti (come attacchi hacker o malfunzionamenti gravi) che derivano dalla negligenza. Questo trasforma il servizio dell'agenzia da una semplice spesa a una strategia di mitigazione del rischio, riducendo l'impegno a lungo termine del cliente.

È importante sapere che anche le agenzie hanno le loro "responsabilità". L'agenzia è civilmente responsabile per eventuali danni economici o reputazionali che potrebbero essere causati da incompetenza o negligenza nel loro lavoro. In caso di problemi gravi o di mancato rispetto degli accordi contrattuali, esistono vie legali per tutelare i tuoi interessi, come la mediazione o la conciliazione, che possono aiutare a risolvere i conflitti in modo più rapido ed economico. Queste responsabilità legali dell'agenzia fungono da contrappeso alle responsabilità del cliente. Questo implica che, sebbene il cliente abbia le sue "incombenze" in termini di input e conformità, ha anche diritti e possibilità di ricorso se l'agenzia non adempie ai suoi impegni a causa di negligenza.

Questo favorisce una comprensione più equilibrata della partnership e sottolinea l'importanza di contratti chiari e di una due diligence nella scelta dell'agenzia, mitigando le future "incombenze" legate a contenziosi o servizi scadenti.

Conclusione: un sito web è un investimento, non una spesa a fondo perduto

Abbiamo visto come un sito web efficace richieda un impegno, sia iniziale che continuo, in termini economici e di tempo. Non è un "una tantum", ma un percorso dinamico che accompagna la crescita della tua attività.

Tuttavia, è fondamentale non vedere questi costi e incombenze come una semplice spesa o un fastidio, ma come un investimento essenziale e strategico per la crescita e la visibilità della tua attività online. Un sito ben curato, aggiornato e ottimizzato è un asset prezioso che genera valore, porta clienti e rafforza il tuo brand nel tempo.

Con il partner giusto al tuo fianco, un'Agenzia Web competente e trasparente e la giusta consapevolezza del tuo ruolo attivo, la gestione del sito diventerà un percorso meno "impegnativo" e più gratificante. Sarà la tua "casa digitale" sempre in ordine, sicura e pronta ad accogliere nuovi visitatori, contribuendo in modo significativo al successo della tua impresa.

Ci sono anche casi in cui, invece, la realizzazione di un Sito Web non è raccomandabile per il tipo di attività o per altri aspetti legati alla platea di riferimento o alla posizione geografica. In questo caso un'Agenzia seria sarà la prima a consigliarti di non investire denaro in questa direzione ma magari sfruttare altri canali per migliorare il tuo business.

Grazie per avermi letto fin qui!

Fabio Donna