DMS: come archiviare documenti riducendo i costi

Non c'è niente da fare, la nostra è una Repubblica fondata sul lavoro... e sui pezzi di carta. Non importa in quale secolo si viva: è sempre stato così e temo che sempre lo sarà!

I sistemi di gestione documentale (DMS = Document Management System), software che permettono un'agevole gestione e archiviazione dei documenti, sono una realtà da molti anni ma qui in Italia sembrano fantascienza.

Da noi ci sarà sempre qualche Azzecca-garbugli che, anche se gli hai inviato tramite PEC un file PDF firmato digitalmente, pretenderà di avere il pezzo di carta da conservare come un feticcio nei suoi enormi archivi sotterranei, in cui i topi ballano malgrado (e forse grazie a) la presenza del gatto e se non gli hai inviato un pezzo di carta lui, l'Azzecca-garbugli, comunque stamperà il tuo file PDF!

Quella in cui viviamo è una nazione irrazionale in cui, se io dico di essere... "io", presentando un documento d'identità rilasciatomi dallo Stato o dal Comune, a un ufficio statale o comunale, non sono attendibile. Ma se vado da un notaio che non mi ha mai visto in vita sua e lui, guardando lo stesso documento, afferma che "io sono io" (ovviamente dopo aver pagato la sua parcella), allora tutto va bene.

Credo che faccia parte del nostro DNA e sarà dura smaltire questo "gene", a qualunque velocità avanzi e per quanto economica possa essere la tecnologia.

Per fortuna nel nostro ufficio non siamo obbligati a rispettare questa sciocca, improduttiva, antieconomica e antiecologica tradizione. Ma soprattutto possiamo, anzi dobbiamo ridurre i costi e ottimizzare il lavoro, contrariamente a quanto avviene in altri luoghi non soggetti al nostro controllo.

Tipica giornata in una PMI italiana

Ore 8:50 - Inizia la giornata, Maria, la segretaria, ritira la posta dalla cassetta delle lettere e con uno o due chili di carta sotto braccio, dopo avere faticosamente rovistato nella sua borsetta (con una mano sola) per cercare le chiavi, apre l'ufficio.

Poi prende un buon caffè, si siede alla sua scrivania e comincia a "spulciare" la posta separando la pubblicità (che finisce direttamente nell'archivio verticale denominato "cestino") le fatture, i curriculum di aspiranti colleghi, le richieste di preventivo e altro.

Nel frattempo arrivano anche gli altri colleghi. Chi la saluta e va subito alla sua postazione, chi si ferma per fare quattro chiacchiere... ma tutti le regalano un sorriso perché il lavoro di Maria è importante, lei lo fa con molta cura e tutti la rispettano.

Ore 10:00 - Maria ora ha davanti a sé cinque o sei diverse cataste di posta ordinatamente separate per tipologia e inizia a guardare le missive una ad una per capirne l'urgenza e la destinazione all'interno dell'azienda. Nel caso sia richiesto le protocolla e con grande solerzia va subito a consegnare la posta non di competenza diretta della segreteria ai destinatari finali.

Ore 11:15 - Giuseppe, il collega della contabilità, chiede a Maria se cortesemente può cercargli in archivio una vecchia fattura del fornitore di mobili per ufficio. Maria prende dal cassetto le chiavi dell'archivio e lascia la sua scrivania per tornarvi dopo quasi mezz'ora, contenta di aver trovato la pratica abbastanza velocemente perché non era negli scaffali in alto dove lei, piccolina di statura, arriva con difficoltà.

Ore 11:45 - Maria porta la fattura a Giuseppe ma non prima di aver diligentemente annotato la consegna su un registro, perché lei è una persona in gamba e sa benissimo quanto sia facile, dopo alcuni mesi, dimenticare di aver prelevato quella pratica in archivio e averla consegnata a Giuseppe (sperando che lui poi si ricordi di avvisare Maria prima di riporre di nuovo la pratica in archivio).

Ore 12:00 - Dopo aver compiuto il suo dovere Maria si prepara per l'intervallo pranzo ma, proprio quando ha già la borsetta in mano e sta per andare a mensa, arriva il Direttore Generale che è in riunione con un Cliente Importante e che chiede a Maria di trovare per lui, urgentemente, tutti gli ordini effetuati dal Cliente Importante dall'inizio dell'anno.

Maria non è contenta perché le sarebbe piaciuto pranzare con la sua amica del cuore. Ma il dovere viene prima di tutto e visto che non si può chiedere al DG e al Cliente Importante di attendere il rientro dalla pausa pranzo Maria posa la borsetta, si toglie il soprabito e comincia a spulciare il faldone degli ordini dell'anno in corso estraendo uno per uno quelli relativi al Cliente Importante. Fa una fotocopia di ogni ordine perché non sa se il Cliente Importante dovrà portarli via o se deve soltanto consultarli ma sa che non è prudente mandare in giro gli originali, col rischio che si perdano. Una volta fotocopiato l'originale lo ripone al suo posto nel faldone rispettando l'ordine cronologico. Poi porta tutte le fotocopie nella sala riunioni.
Finalmente, alle 12:45, riesce ad andare a pranzo.

Ore 13:15 - Maria torna in ufficio e si rimette subito al lavoro dopo aver pranzato di fretta perché, anche se ha tardato per motivi di lavoro, sa benissimo che nessuno dei colleghi se lo ricorderà quando alle 13:01 la cercheranno e chiederanno con tono scocciato «Ma dove diavolo è Maria?».

Come prima cosa ordina qualche risma di carta perché, dopo le fotocopie delle fatture del Cliente Importante, la scorta è quasi finita.

Non passano neanche cinque minuti ed ecco che dal Marketing arriva Antonio che chiede a Maria di sottoporre all'approvazione del DG le bozze della campagna pubblicitaria che l'azienda vuole fare nei prossimi mesi. Scarica sul tavolo una pila di cartacce alta 3 cm e se ne va.
Maria prende il "fagotto" e lo mette nella vaschetta delle pratiche destinate al DG.

Ore 14:00 - Il DG, terminata la riunione col Cliente Importante, chiede a Maria di portargli le pratiche da firmare e subito nota le bozze della nuova campagna pubblicitaria in cima alla pila. Le guarda, storce un po' il naso, fa un po' di scarabocchi e aggiunge qualche nota sui fogli di carta che poi restituisce a Maria dicendole di riportarli al Marketing perché così come sono non vanno bene.

Ore 14:40 - Maria porta ad Antonio le bozze e gli riferisce le parole del DG. Poi rimane 10 minuti ad ascoltare lo sfogo di Antonio che dovrà passare il resto della giornata a correggere le bozze, stamparle di nuovo e riconsegnarle a Maria che poi le porterà al DG.

Ore 14:55 - Finalmente la nostra Maria, dopo aver velocemente consumato un caffè che non è riuscita a prendere nell'intervallo pranzo, approda di nuovo nella sua segreteria e si dedica alla lettura delle e-mail. Sposta quelle pubblicitarie nel cestino (stavolta quello virtuale), stampa, protocolla e archivia gli ordini, le fatture e gli altri documenti importanti, inoltra le email ai diretti interessati dei vari reparti.

Ore 15:40 - Finito con la lettura delle e-mail Maria si avvicina al FAX, prende la pila di fogli e li porta sulla sua scrivania ma non prima di aver ricaricato il cassetto della carta del FAX. Si siede alla sua scrivania e poi si rialza perché, appena messa la nuova carta, il FAX ha cominciato a stampare altre cose che erano in coda.

Ore 15:45 - Con la seconda pila di fogli del FAX in mano, Maria si siede di nuovo alla sua scrivania e comincia a protocollare, smistare e/o archiviare tutti i FAX ricevuti.

Ore 16:20 - Ecco di nuovo il DG che stavolta chiede a Maria di cercare nell'archivio e fargli avere entro la sera successiva tutti i documenti approvati l'anno precedente dal collega Simone.

Ore 18:00 - Finisce la giornata lavorativa. I colleghi di Maria uscendo dall'ufficio passano davanti alla sua stanza. Vorrebbero salutarla ma non la trovano. Non sanno che Maria è in archivio, dove probabilmente passerà parecchie ore a cercare le pratiche richieste dal DG.

Ma Maria non se la prende troppo perché sa che almeno potrà segnare straordinari e che quel mese porterà a casa qualche euro in più.

Il DMS (Document Management System): la fine di un incubo

La storiella appena raccontata è, ovviamente, opera di fantasia ma è basata su quanto ho effettivamente visto verificarsi nelle aziende in cui e per cui ho lavorato.

Ecco invece come potrebbero andare le cose in un'azienda aperta all'innovazione e che preferisce utilizzare il tempo dei propri dipendenti per eseguire lavori che portino profitto, invece di spenderlo per creare, gestire, archiviare pezzi di carta:

Si può operare per fare in modo che gli unici documenti cartacei presenti in azienda siano quelli arrivati tramite posta tradizionale. Questi vengono inseriti in uno "scanner" (ne esistono di molto potenti e veloci) e in pochi istanti ne viene prodotta una copia digitale che finisce automaticamente nel Document Management System, il software che si occupa di gestire tutta la documentazione dell'azienda.

Nel DMS convergono automaticamente anche le e-mail destinate ad alcune caselle "particolari" e i FAX (classificati per mittente grazie al CID, Caller ID) che non saranno più stampati.

Il DMS, una volta acquisito il documento, si occupa di assegnargli un identificativo univoco (protocollo), ne esegue il riconoscimento caratteri (OCR) in modo da poter fare ricerche anche sul testo contenuto nei documenti, gli assegna delle keyword e ne intesta la proprietà al reparto di competenza, tutto in modo automatico o semiautomatico.

Da questo momento il documento è disponibile a tutte le persone autorizzate ad accedervi e sono passati solo pochi minuti dal suo arrivo in Azienda.
Il "pezzo di carta" può essere messo in archivio e mai più "riesumato" (salvo che per motivi legali) perché chiunque abbia i permessi per farlo potrà cercarlo nel database, scegliendo tra una vasta quantità di parametri di ricerca e visionarlo senza spostarsi dalla sua scrivania o addirittura anche dal suo Smartphone o Tablet, in qualsiasi parte del mondo si trovi.

L'altra buona notizia è che in archivio non c'è bisogno di riporre il "pezzo di carta" in una posizione specifica. Potremo metterlo ovunque ci sia posto libero e sarà sufficiente dire al DMS dove l'abbiamo messo, anche in modo automatico con l'ausilio di codici a barre o RFID. Penserà lui a ricordarcelo se e quando avremo bisogno di trovare l'originale.

Se Antonio deve sottoporre al DG l'approvazione delle bozze, non deve far altro che inserire i documenti in formato elettronico nel DMS e cliccare sulla richiesta di approvazione.
Il DG riceverà una notifica via email e accederà alle bozze. Da questo momento in poi il documento è "congelato" e nessuno può modificarlo. Il DG potrà visionare le bozze con comodo e approvarle o rigettarle digitalmente e tutte le operazioni saranno puntualmente registrate nel database.

E se qualcuno avrà proprio bisogno di una copia cartacea, allora potrà stamparla autonomamente dalla sua postazione, senza disturbare la nostra povera Maria che potrà svolgere in santa pace un lavoro realmente produttivo invece di passare le giornate a far compagnia ai topi in archivio e magari, grazie all'innovazione, l'Azienda potrà permettersi di darle, fissi in busta paga, quegli Euro in più che lei guadagnava facendo straordinari chiusa negli scantinati.

Si perché l'Azienda risparmierà:

• Tantissime ore/uomo
• Acquisto carta
• Acquisto e manutenzione stampanti (più toner, inchiostri, ecc.) non più necessarie perché ne basterà una per servire tutte le rare richieste di stampa

Inoltre guadagnerà in efficienza e qualità del lavoro.

Questa è solo una rapida panoramica delle infinite possibilità di utilizzo di un DMS, un sistema la cui implementazione, a conti fatti, non sarebbe un costo ma un grande risparmio per l'Azienda, rispetto a tutte le ore/uomo che fino a oggi ha bruciato solo per produrre e movimentare pezzi di carta (che hanno già un loro costo intrinseco).

Ma Maria può dormire sonni tranquilli perché è brava e l'Azienda non ha alcuna intenzione di liberarsi di lei. Solo che utilizzerà le sue capacità e il maggiore tempo libero in modo più produttivo, facendole svolgere lavori di livello superiore, professionalmente più appaganti, migliorandone la soddisfazione personale e retributiva, innescando così un circolo virtuoso a vantaggio di tutti, dell'Azienda e dei suoi dipendenti.

...e tutti vissero felici e contenti.

Fabio Donna